Para quem desconhece a mala direta, é aquela carta que recebemos com o nosso nome embutido em um texto genérico, geralmente de propaganda. Usado extensivamente pelas empresas para atormentar possíveis clientes, a mala direta é um excelente recurso para produzir documentos em massa.

Os recursos da Mala Direta estão acessíveis através do 'Menu --> Ferramentas --> Mala Direta'. Constitui de um pequeno tutorial sobre como produzir os documentos. O funcionamento da mala direta é bastante intuitivo, então procurarei dar um exemplo prático, que por acaso, foi o que usei quando precisei deste recurso.

Façamos certificados para os usuários do VOL!

- Primeiramente, comecemos pelo modelo, digamos que sejam certificados para o VOLDAY III. Basta criar um modelo de texto, pode ter todas as formatações, imagens e tudo que o LibreOffice permitir. O modelo que fiz tem apenas uma página.
- Definido o modelo (1), agora temos que ver o que fazer. O nome e o título da palestra serão variáveis (2). No caso da mala direta, o valor das variáveis vêm de um banco de dados; sugiro dar uma pesquisada nos recursos do 'Base', se quiser ir além da água com açúcar que estou mostrando aqui.

Por exemplo, o tutorial de mala direta do LibreOffice já vem com alguns padrões de texto condicional para colocar títulos e outras coisas. Mas se o texto for complexo, será necessário usar textos condicionais personalizados combinados com dados do 'Base', o que pode ser muito trabalhoso.

O tutorial também exige que sejam configurados uma fonte de dados e uma lista de e-mails. Eu não faço ideia de como fazer isto, pois insiro os dados de outra forma. Em: 'Menu --> Exibir --> Fontes de Dados', podemos ver os bancos de dados registrados pelo LibreOffice. Podemos arrastar e soltar as colunas diretamente no texto.

Outra possibilidade é usar o 'Menu --> Inserir --> Campos --> Outros --> Banco de Dados', lá é possível até mesmo incluir uma simples tabela do Calc como fonte de dados.

Uma vez definido o modelo e os campos, basta usar o tutorial de mala direta (3), pois com os campos definidos no texto, ele segue adiante sem problemas. É possível navegar entre os documentos produzidos e fazer edições individuais.

Outra forma de usar o modelo é com o comando Imprimir (4). Se você tentar imprimir um arquivo que tenha campos conectados ao banco de dados, o LibreOffice oferece um novo diálogo de impressão para produzir documentos em massa.

Com ele é possível exportar o arquivo em ".pdf", apenas alguns destinatários, exportar em um único arquivo e imprimir em outro lugar ou, exportar cada 'carta' em um arquivo próprio com o nome do destinatário.

Dica: Prestem muita atenção quando forem usar estas opções de impressão. O LibreOffice tinha um 'bug' muito chato na hora de exportar os arquivos que causavam resultados estranhos. Então procure verificar o que ele realmente está fazendo em cada opção e veja se consegue driblar qualquer imprevisto.